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湖南某物業(yè)管理公司客戶檔案管理(4頁(yè))
湖南某物業(yè)管理公司客戶檔案管理(4頁(yè)).doc
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物業(yè)資料
上傳人:大寶 編號(hào):30142 2021-01-14 3頁(yè) 22KB
該文檔所屬資源包: 湖南某物業(yè)管理公司服務(wù)手冊(cè)程序文件資料合集

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1、1.0適用范圍:公司管理的小區(qū)2.0客戶檔案的內(nèi)容2.1基本資料:包括客戶的姓名、性別、年齡、學(xué)歷、戶口所在地、祖籍、政治面貌、出生日期、通訊地址、聯(lián)系電話、緊急通訊方式、婚姻狀況、所屬單位名稱、職務(wù)、家庭(公司)主要成員、家庭(公司)常住人口數(shù)等等。2.2物業(yè)資料:包括客戶類型、使用性質(zhì)、房號(hào)、房屋面積、按揭方式、入伙(入?。r(shí)間、水電表編號(hào)等。2.3車輛資料:包括擁有車輛的數(shù)量、型號(hào)、特征、車牌號(hào)碼、停車位辦理等。2.4消費(fèi)資料:包括樓款交納及按揭辦理情況、入伙各項(xiàng)費(fèi)用交納情況、管理費(fèi)用繳納情況、水電費(fèi)用繳納情況、裝修保證金交納情況、購(gòu)買配套產(chǎn)品(如:門禁卡、會(huì)員卡、報(bào)警系統(tǒng)等)情況。2.2、5個(gè)性資料:包括客戶的興趣愛(ài)好、身體特征、文藝或體育特長(zhǎng)、生活習(xí)慣、宗教信仰、生活禁忌等。2.6房屋修繕記錄。2.7曾經(jīng)要求過(guò)的特約服務(wù)記錄。2.8以往投訴和建議情況。2.9參與社區(qū)活動(dòng)記錄及曾經(jīng)獲得過(guò)的榮譽(yù)。2.10家中發(fā)生突發(fā)事件的記錄。2.11使用物業(yè)過(guò)程中的違規(guī)記錄。2.12家庭主要成員的健康檔案。3.0客戶檔案的建立通過(guò)如下四種途徑取得客戶資料并建立客戶檔案。3.1入伙前通過(guò)發(fā)展商銷售部門取得,如前期物業(yè)管理協(xié)議、購(gòu)房合同復(fù)本以及房產(chǎn)證辦理情況、樓款交納及按揭辦理情況、銷售承諾等。3.2在客戶辦理入伙手續(xù)時(shí)取得,如身份證(或暫住證)復(fù)印件、業(yè)主公約、業(yè)主登記表、房屋家居裝飾裝修申請(qǐng)表3、業(yè)主本人及家庭主要成員相片等。3.3日常不間斷地觀察和記錄取得;如房屋租賃合同復(fù)本、客戶請(qǐng)修流程單、客戶投訴受理登記表等。3.4定期統(tǒng)計(jì)和分析取得。4.0客戶檔案的分類管理4.1客戶檔案必須按照如下順序進(jìn)行分類。4.1.1按照物業(yè)的使用性質(zhì)(住宅、辦公、商業(yè)等)分類。4.1.2按照物業(yè)的樓棟及層數(shù)分類。4.1.3按照客戶的類型(業(yè)主、租戶)分類。4.2客戶檔案應(yīng)根據(jù)物業(yè)的產(chǎn)權(quán)歸屬分別獨(dú)立建檔。4.3檔案分類和組卷必須規(guī)范,同時(shí)建立檢索目錄,便于調(diào)用和查閱。5.0客戶檔案的使用充分利用客戶檔案的信息,致力于提供個(gè)性化和差異化的物業(yè)管理服務(wù),通常在如下情況將用到客戶檔案。5.1進(jìn)行客戶需求分析和4、服務(wù)設(shè)計(jì)定位時(shí);。5.2受理和解決客戶投訴時(shí)。5.3處理突發(fā)事件時(shí)。5.4策劃組織社區(qū)文化活動(dòng)時(shí)。5.5推銷配套產(chǎn)品時(shí)。5.6業(yè)主委員會(huì)成立和換屆改選時(shí)。6.0客戶檔案的歸檔和清理6.1客戶助理負(fù)責(zé)客戶資料的收集、整理及檔案的保管。6.2客戶助理應(yīng)養(yǎng)成注意觀察和隨時(shí)記錄的良好習(xí)慣,致力于客戶檔案的不斷豐富和完善。6.3客戶資料的歸檔必須采用雙軌制:即保存原始資料和電腦錄入。6.4每年底對(duì)客戶檔案進(jìn)行一次清理,剔除無(wú)用和多余的資料,將存留的資料分類后裝訂成冊(cè),同時(shí)錄入電腦。6.5檔案柜應(yīng)上鎖并做好防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵和防鼠等措施;有效保證客戶檔案的安全。6.6沒(méi)有客戶主任授權(quán),客戶檔案不得外借??蛻魴n案在調(diào)用過(guò)程中不得隨意涂改,不得遺失或損壞,客戶隱私不得向外人泄露。7.0 流程圖收 集責(zé)任人及工作要點(diǎn) 客戶入伙時(shí)客戶助理開(kāi)始收集客戶基本資料,包括客戶興趣愛(ài)好等。整 理客戶助理分 類客戶助理歸 檔客戶助理客戶助理(或輸入電腦)入 柜使 用使用人使用前須得到客戶主任的授權(quán) 編制: 審核: 批準(zhǔn): 日期:
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